Solicitud de oficios en el procedimiento civil

30.11.22

Si en un procedimiento ventilado ante un juzgado de Familia se precisa de antecedentes de los que dispone un tercero, puede solicitarse al tribunal que remita un oficio a aquel para que suministre esa información. Así lo disciplina el artículo 29 de la Ley N° 19.968, que crea los tribunales de Familia. Otro tanto puede hallarse en el numeral 8° del artículo 453 del Libro V del Código del Trabajo. Ambos procedimientos, por lo pronto, tienen un rasgo en común, y es que son de una vigencia relativamente reciente.

En las antípodas de la novedad se ubica el Código de Procedimiento Civil, el que, como es de esperar, no se pronuncia sobre la solicitud de oficios. Y en este sentido es que es dable comprobar que ante su requerimiento los tribunales declinen esta petición. Así puede encontrarse en una resolución de 26 de julio de 2022, pronunciada por el 16° Juzgado de Letras de Santiago1, en la que, con ocasión de un recurso de reposición, se decidió que:

“A lo principal: Respecto a la solicitud de oficios, en atención a lo establecido en los artículos 341 del Código de Procedimiento Civil y 1698 del Código Civil, no reconociéndose como medio probatorio los oficios, y contando la parte con otras herramientas procesales para la obtención de lo solicitado, no ha  lugar al recurso de reposición Incoado [sic]”.

Algo hay de cierto en las palabras del tribunal civil. Los oficios, desde luego, no forman parte del elenco de medios de prueba de los que disponen los litigantes para acreditar sus afirmaciones. Así se sigue de una simple lectura de la regla arriba mencionada. Por otro lado, es verdad que pueden emplearse otros dispositivos, como —intuición mediante, ya que el tribunal no lo explicita— la exhibición de documentos del artículo 349 del Código de Procedimiento Civil, regla que autoriza a los litigantes a requerir tanto de la contraparte como de terceros el suministro de antecedentes que obren en su poder.

De todos modos, la pregunta que persiste es si acaso estas razones son incompatibles con la solicitud de oficios. La respuesta, a mi juicio, es que no.

En lo que concierne al primer argumento del juzgado de Letras, acaso convendrá poner de relieve la confusión en que incurre. La conclusión a la que llega es correcta: los oficios no son un medio de prueba, pero la premisa de la que parte este razonamiento es inapropiada, por cuanto lo que hace es simplemente examinar el listado del artículo 341 y constatar su omisión. La reflexión es equivocada por cuanto el oficio, en rigor, no es un medio de prueba, sino que se trata de una forma de comunicación del tribunal2, lo que justificaría que —incluso al día de hoy— no apareciera en dicha regla.

En tal sentido es que el oficio, junto al exhorto, son conductos por los que puede gestionarse la producción de un medio de prueba, sin que pueda asimilarse el carácter probatorio a la forma comunicacional. Por lo demás, que el tribunal remita oficios a terceros no es —como equivocadamente se esgrime— poner de cargo del juzgador la producción de prueba, como si se tratase de la alteración del onus probandi, sino que obedece a la solicitud de los litigantes, quienes, interesados en la generación de un determinado medio, canalizan su petición comunicándola a través del tribunal. En tal sentido, el litigante continúa ocupando el rol protagónico de la actividad probatoria.

Hay, de este modo, una relación puramente instrumental y no de identidad entre el oficio y el medio de prueba.

En cuanto al segundo argumento, esto es, que existen otras herramientas procesales disponibles para las partes, pareciera ser que la mejor alternativa es —como se anticipó— la exhibición de documentos. Ahora, es necesario hacer algunas aclaraciones. Primero, la regla en comento no determina cómo debe diligenciarse esta exhibición, sin perjuicio de que, en la práctica, se realiza en el contexto de una audiencia ante el tribunal. Segundo, no obstante lo anterior, en el caso de tratarse de un tercero, este puede exigir que se saque testimonio de los documentos por un ministro de fe, sea en su propia casa u oficina.

A partir de esto conviene reflexionar sobre si acaso la ritualidad de la exhibición de documentos se agota en lo que disciplina el artículo 349, excluyendo al oficio. Mi impresión es que no y la respuesta puede hallarse en las reglas de la Ley N° 20.886, sobre tramitación digital de los procedimientos judiciales. Desde esta perspectiva, hay dos cuestiones que pueden servir para sostener que los oficios no son una comunicación ajena al procedimiento civil y, por tanto, funcional a la exhibición de documentos: el principio de cooperación y la regla sobre oficios y comunicaciones judiciales.

La práctica enseña que los antecedentes que suelen requerir los litigantes por medio de oficios se encuentran en poder de organismos públicos y privados. En ese sentido se orienta el principio de cooperación al establecer que debe propenderse hacia “(…) la utilización de medios electrónicos con el objeto de garantizar la interconexión e interoperabilidad de los sistemas informáticos y, en particular, el reconocimiento mutuo de los documentos electrónicos y de los medios de identificación y autentificación respectivos”. Otro tanto ocurre con el artículo 11 de la Ley N° 20.886 al disciplinar que “los oficios y comunicaciones judiciales que se verifiquen desde o hacia instituciones públicas o privadas nacionales que cuenten con los recursos técnicos necesarios se diligenciarán a través de medios electrónicos”.

Ambas reglas apuntan en el mismo sentido: el reconocimiento de las relaciones de interconexión electrónica de los tribunales y los organismos públicos y privados, y que esta vinculación puede sustentarse en la comunicación por medio de oficios. Esto evidencia que no hay incompatibilidad entre las otras herramientas procesales y esta forma de pedir información; por el contrario, se trata de una relación de complementariedad, habida cuenta de la actualización que ha tenido lugar en la tramitación de los procedimientos civiles.

Por ende, si lo anterior es cierto, no habría problema en que los litigantes soliciten, por intermedio del tribunal, la exhibición de documentos a terceros a través de un oficio, asumiendo su propia carga de la prueba.

1 La causa es la rol N° C-6220-2022, caratulada “R. con P.”, sobre liquidación de régimen de participación en los gananciales.

2 Así lo entienden por ejemplo, COVARRUBIAS NASER, Sara y GREEVEN BOBADILLA, Nel, Manual procesal de familia (Santiago, Der Ediciones, 2021), p. 80, al señalar que los oficios “[…] son comunicaciones escritas que dirige el tribunal a algún organismo público o privado o a terceros, para que proporcione información para el juicio […]”. En el mismo sentido lo entienden CORTEZ MATCOVICH, Gonzalo et al., Proceso laboral (Santiago, Legal Publishing, 2021), p. 240, al definirlos como “[…] aquellas comunicaciones que realiza el tribunal hacia determinadas instituciones públicas o privadas, con el fin de solicitar y recibir información relativa a los hechos objeto del juicio”.

Esta columna ha sido publicada en El Mercurio Legal el 29 de noviembre de 2022. Accede a la publicación original aquí.

*Las opiniones vertidas en la publicación no representan necesariamente el pensamiento institucional de la Facultad y Escuela de Derecho PUCV.

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