LOS RIESGOS EN UN PROYECTO

Un proyecto es un emprendimiento humano con metas de plazo, presupuesto y resultado deseado. Algunos ejemplos de proyectos son: la construcción de un edificio, la apertura de una nueva sucursal de ventas, la producción de un recital de música, etcétera.

     La ejecución de todo proyecto reconoce un hito de inicio y otro de término, entre los cuales se desarrolla un conjunto de actividades, las que poseen diferentes riesgos. El hito de inicio es “colocar la primera piedra”, mientras que el hito de término es “cortar la cinta”. En todo proyecto convive una heterogeneidad de riesgos.

     Administrar la ejecución de un proyecto exige especial atención en la gestión de plazos, costos y riesgos. Los directivos a cargo de ejecutar los proyectos saben aquello y se esmeran con rigurosidad en cumplir las metas de plazo y presupuesto; sin embargo, suelen no hacer el mismo esfuerzo en la gestión de riesgos, asumiendo que los riesgos no son eliminables.

     Según encuestas realizadas por Standish Group, solamente el 17% de los proyectos se completan con éxito, el 50% requiere cambios en los objetivos iniciales y el restante 33% es cancelado sin que se cumplan los objetivos. La causa principal que explica por qué el 83% de los proyectos fracasa en no cumplir su diseño inicial radica en errores en la administración de los riesgos. Luego, la administración de riesgos en la ejecución de proyectos es una labor sensible para el éxito empresarial: omitir uno de sus pasos o darlo incorrectamente, es peligroso.

     Los pasos de la administración de riesgos son: 1) Planificación, 2) Identificación, 3) Análisis cualitativo, 4) Análisis cuantitativo, 5) Planeamiento de la respuesta, y 6) Control y monitoreo. Veamos en qué consiste cada etapa:

1) Planificación: decide cómo se planifica la administración del riesgo en las distintas actividades. Compréndase que el riesgo difiere si una actividad es realizada por el propietario o por el contratista.

2) Identificación: se hace una lista de los riesgos en función de cada stakeholder o grupo de interés con quien se interactúa: clientes, proveedores, distribuidores, acreedores, trabajadores, gobierno, sociedad, etcétera. Acá se emplean técnicas de entrevistas a expertos y tormentas de ideas.

3) Análisis cualitativo: se evalúa el impacto económico y la probabilidad de los riesgos identificados, sin magnitudes numéricas, priorizándolos según su potencial efecto sobre el proyecto y ordenándolos dentro de una matriz de probabilidad – impacto. Así, a los riesgos identificados se los define en categorías cualitativas, por ejemplo: riesgo alto, riesgo medio, riesgo bajo.

4) Análisis cuantitativo: Se analiza numéricamente la consecuencia de cada riesgo sobre los objetivos del proyecto. Mediante métodos estadísticos, de simulación y de análisis decisional, se estima cuál es la probabilidad de ocurrencia de cada evento. Además, se define la magnitud o valor esperado económico de un riesgo, al multiplicar su probabilidad por su impacto económico.

5) Planeamiento de la respuesta: se determinan las acciones para mejorar las oportunidades y reducir los efectos nocivos sobre los objetivos del proyecto. Las respuestas habituales son:

5.1)   Transferir el riesgo a un tercero a través de contratar una póliza de seguro, en cuyo caso es útil conocer la magnitud del riesgo, pues ésta sería el “valor justo” a pagar por la póliza de seguro.

5.2)   Evadir el riesgo, lo cual no significa cancelar el proyecto, sino examinar otros caminos para cumplirlo. Por ejemplo, si una tecnología requiere un nivel de conocimientos superiores al que poseen los trabajadores, el riesgo se evade usando otra tecnología ya conocida por los propios trabajadores.

5.3)   Medidas de mitigación para paliar las consecuencias negativas de las causales de riesgo hasta límites aceptables. Por ejemplo, se capacitaría a los trabajadores para que adquieran las habilidades necesarias para operar con la tecnología inicialmente prevista.

6) Control y monitoreo: supervisa la evolución de los riesgos mientras se ejecuta el proyecto, brindando información relevante y actualizada para la toma de decisiones, reconociendo si los planes de respuesta se implementan correctamente, analizando también su efectividad, o en su defecto, la necesidad de diseñar nuevas respuestas para atender los riesgos.

     En síntesis, aunque los riesgos no son eliminables sí se administran. Siga para éstos la secuencia de seis etapas ya descrita, manteniendo coherencia con los objetivos estratégicos del proyecto. Recuerde siempre que es usted quien administra los riesgos, decidiendo cómo actúa frente a ellos. No permita que los riesgos se adueñen del proyecto y anticípese a ellos mediante una buena planificación, clasificación adecuada, respuestas eficaces y un control sistemático.